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一種文檔管理方法及系統.pdf

摘要
申請專利號:

CN201510455904.8

申請日:

2015.07.29

公開號:

CN105068979A

公開日:

2015.11.18

當前法律狀態:

授權

有效性:

有權

法律詳情: 授權|||實質審查的生效IPC(主分類):G06F 17/24申請日:20150729|||公開
IPC分類號: G06F17/24 主分類號: G06F17/24
申請人: 上海斐訊數據通信技術有限公司
發明人: 王璐
地址: 201616上海市松江區思賢路3666號
優先權:
專利代理機構: 上海光華專利事務所31219 代理人: 龐紅芳
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法律狀態
申請(專利)號:

CN201510455904.8

授權公告號:

||||||

法律狀態公告日:

2017.11.24|||2015.12.16|||2015.11.18

法律狀態類型:

授權|||實質審查的生效|||公開

摘要

本發明提供一種文檔管理方法及系統,應用于具有多個章節的文檔的管理中,所述文檔管理方法包括:定義所述文檔的結構,其中,所述文檔的結構包含至少一個章節;保存所述文檔時,將所述文檔按照所選章節的章節序號保存,并生成名稱與所述所選章節的所述章節序號對應的章節文檔;添加所述章節文檔,根據所述章節文檔的所述章節序號將對應的所述章節文檔的內容添加到所述文檔中。本發明可以減少文檔維護的工作量,提高文檔管理的工作效率的同時又可以降低文檔維護出錯率。

權利要求書

1.一種文檔管理方法,應用于具有多個章節的文檔的管理中,其特征在于:所述文檔管理方
法包括:
定義所述文檔的結構,其中,所述文檔的結構包含至少一個章節;
保存所述文檔時,將所述文檔按照所選章節的章節序號保存,并生成名稱與所述所選
章節的所述章節序號對應的章節文檔;
添加所述章節文檔,根據所述章節文檔的所述章節序號將對應的所述章節文檔的內容
添加到所述文檔中。
2.根據權利要求1所述的文檔管理方法,其特征在于:所述章節文檔的名稱中若有多個所述
章節序號,各所述章節序號之間以標點符號分隔。
3.根據權利要求1所述的文檔管理方法,其特征在于:保存所述文檔時,當所選章節的數量
至少為兩個時,所述章節文檔的數量與所述所選章節的數量相同或所述章節文檔的數量為
一個。
4.根據權利要求1所述的文檔管理方法,其特征在于:在添加所述章節文檔時,根據所述章
節文檔的名稱中的所述章節序號檢索所述文檔中的章節序號以將對應的所述章節文檔的
內容添加到所述文檔中。
5.一種文檔管理系統,應用于具有多個章節的文檔的管理中,其特征在于:所述文檔管理系
統包括:
定義模塊,用于定義所述文檔的結構,其中,所述文檔的結構包含至少一個章節;
章節文檔保存模塊,與所述定義模塊相連,在保存所述文檔時,用于將所述文檔按照
所選章節的章節序號保存,并生成名稱與所述所選章節的所述章節序號對應的章節文檔;
填充模塊,與所述定義模塊和所述章節文檔保存模塊相連,在于添加所述章節文檔時,
用于根據所述章節文檔的所述章節序號將對應的所述章節文檔的內容添加到所述文檔中。
6.根據權利要求5所述的文檔管理系統,其特征在于:所述章節文檔的名稱中若有多個所述
章節序號,各所述章節序號之間以標點符號分隔。
7.根據權利要求5所述的文檔管理系統,其特征在于:保存所述文檔時,當所選章節的數量
至少為兩個時,所述章節文檔的數量與所述所選章節的數量相同或所述章節文檔的數量為
一個。
8.根據權利要求5所述的文檔管理系統,其特征在于:所述文檔管理系統還包括:
檢索確定模塊,與所述填充模塊相連,在添加所述章節文檔時,用于根據所述章節文
檔的名稱中的所述章節序號檢索所述文檔中的章節序號以將對應的所述章節文檔的內容
添加到所述文檔中。

說明書

一種文檔管理方法及系統

技術領域

本發明涉及辦公自動化技術領域,特別是涉及文檔處理技術領域,具體為一種文檔管理
方法及系統。

背景技術

文檔處理軟件(常用的如Microsoftofficeword、WPS文字等)是日常辦公、寫作、文案
編輯等必不可少的工具,在平時的工作中可能會遇到這樣的場景:幾個同事合作完成一篇篇
幅較長、章節較多的文檔,如用戶手冊、數據字典說明書等,可能會有一個同事作為總撰寫
人,來維護文檔整體結構,其他人只關注某一章節的撰寫及修改工作。當內容非常多的時候,
對于維護文章整體架構的人來說無疑工作量是很大的,因為要做很多復制粘貼和調格式的工
作。

目前,急需一種在文檔整體結構下可針對文檔某一部分獨立進行撰寫和修改的技術方案。

發明內容

鑒于以上所述現有技術的缺點,本發明的目的在于提供一種文檔管理方法及系統,用于
解決現有技術中文檔管理中存在的需要維護由于撰寫不同章節產生的文檔結構差異的問題。

為實現上述目的及其他相關目的,本發明提供一種文檔管理方法,應用于具有多個章節
的文檔的管理中,所述文檔管理方法包括:定義所述文檔的結構,其中,所述文檔的結構包
含至少一個章節;保存所述文檔時,將所述文檔按照所選章節的章節序號保存,并生成名稱
與所述所選章節的所述章節序號對應的章節文檔;添加所述章節文檔,根據所述章節文檔的
所述章節序號將對應的所述章節文檔的內容添加到所述文檔中。

作為本發明的一種優選方案,所述章節文檔的名稱中若有多個所述章節序號,各所述章
節序號之間以標點符號分隔。

作為本發明的一種優選方案,保存所述文檔時,當所選章節的數量至少為兩個時,所述
章節文檔的數量與所述所選章節的數量相同或所述章節文檔的數量為一個。

作為本發明的一種優選方案,在添加所述章節文檔時,根據所述章節文檔的名稱中的所
述章節序號檢索所述文檔中的章節序號以將對應的所述章節文檔的內容添加到所述文檔中。

為實現上述目的,本發明還提供一種文檔管理系統,應用于具有多個章節的文檔的管理
中,所述文檔管理系統包括:定義模塊,用于定義所述文檔的結構,其中,所述文檔的結構
包含至少一個章節;章節文檔保存模塊,與所述定義模塊相連,在保存所述文檔時,用于將
所述文檔按照所選章節的章節序號保存,并生成名稱與所述所選章節的所述章節序號對應的
章節文檔;填充模塊,與所述定義模塊和所述章節文檔保存模塊相連,在于添加所述章節文
檔時,用于根據所述章節文檔的所述章節序號將對應的所述章節文檔的內容添加到所述文檔
中。

作為本發明的一種優選方案,所述章節文檔的名稱中若有多個所述章節序號,各所述章
節序號之間以標點符號分隔。

作為本發明的一種優選方案,保存所述文檔時,當所選章節的數量至少為兩個時,所述
章節文檔的數量與所述所選章節的數量相同或所述章節文檔的數量為一個。

作為本發明的一種優選方案,所述文檔管理系統還包括:檢索確定模塊,與所述填充模
塊相連,在添加所述章節文檔時,用于根據所述章節文檔的名稱中的所述章節序號檢索所述
文檔中的章節序號以將對應的所述章節文檔的內容添加到所述文檔中。

如上所述,本發明的一種文檔管理方法及系統,具有以下有益效果:

1、本發明通過定義所述文檔的結構,其中,所述文檔的結構包含至少一個章節;保存所
述文檔時,將所述文檔按照所選章節的章節序號保存,并生成名稱與所述所選章節的所述章
節序號對應的章節文檔;添加所述章節文檔,根據所述章節文檔的所述章節序號將對應的所
述章節文檔的內容添加到所述文檔中,可以減少文檔維護的工作量,提高文檔管理的工作效
率的同時又可以降低文檔維護出錯率。所以本發明可以有效解決文檔管理中存在的需要維護
由于撰寫不同章節產生的文檔結構差異的問題。

2、本發明實施簡單,具有較強的實用性和通用性。

附圖說明

圖1顯示為本發明的文檔管理方法的流程示意圖。

圖2顯示為本發明的文檔管理中文檔的結構示意圖。

圖3顯示為本發明的文檔管理中章節文檔另存時的對話框示意圖。

圖4顯示為本發明的文檔管理中選取所要保存的章節的對話框示意圖。

圖5顯示為本發明的文檔管理中章節文檔的名稱示意圖。

圖6顯示為本發明的文檔管理中在主菜單中添加填充文件選項示意圖。

圖7顯示為本發明的文檔管理中添加填充文件的示意圖。

圖8顯示為本發明的文檔管理中確定填充的對話框示意圖。

圖9顯示為本發明的文檔管理系統的結構示意圖。

元件標號說明

1文檔管理系統

11定義模塊

12章節文檔保存模塊

13填充模塊

14檢索確定模塊

S11~S13步驟

具體實施方式

以下通過特定的具體實例說明本發明的實施方式,本領域技術人員可由本說明書所揭露
的內容輕易地了解本發明的其他優點與功效。本發明還可以通過另外不同的具體實施方式加
以實施或應用,本說明書中的各項細節也可以基于不同觀點與應用,在沒有背離本發明的精
神下進行各種修飾或改變。

本實施例的目的在于提供一種文檔管理方法及系統,用于解決現有技術中文檔管理中存
在的需要維護由于撰寫不同章節產生的文檔結構差異的問題。以下將詳細闡述本實施例的一
種文檔管理方法及系統的原理及實施方式,使本領域技術人員不需要創造性勞動即可理解本
實施例的一種文檔管理方法及系統。

本實施例的關鍵點在于利用字處理軟件自帶的大綱級別標簽及文字檢索功能,創造性地
設計出一種按章節保存合并文檔的方法,本實施例適用于某些需要多人協作的多章節長篇幅
文檔的場景。

本實施例提供一種文檔管理方法,具體地,如圖1所示,所述文檔管理方法包括以下步
驟。

步驟S11,定義所述文檔的結構,其中,所述文檔的結構包含至少一個章節。其中,所
述文檔可以為常用的文字處理軟件(Microsoftofficeword、WPS)中的文檔。

更進一步地,在本實施例中,所述文檔可以為包含多個章節的用戶手冊、說明書、教科
書等。此時,所述文檔的不同章節可能由不同的人來撰寫,所以需要定義所述文檔的文檔結
構和文檔格式。

具體地,在本實施例中,首先將應將文檔結構定義好,如圖2所示,例如將每個章節的
標題的大綱級別設置為1級。具體可以利用文字處理軟件自帶的大綱級別標簽進行文檔結構
定義。

在定義好定義所述文檔的結構,其中,所述文檔的結構包含至少一個章節后,接著執行
步驟S12。

在步驟S12中,如圖3所示,保存所述文檔時,將所述文檔按照所選章節的章節序號保
存,并生成名稱與所述所選章節的所述章節序號對應的章節文檔。

具體地,保存所述文檔時,當所選章節的數量至少為兩個時,所述章節文檔的數量與所
述所選章節的數量相同或所述章節文檔的數量為一個。

也就是說,所述章節文檔的數量可以為一個,也可以在所選章節的數量至少為兩個的情
況下,所述章節文檔的數量與所述所選章節的數量相同。

具體地,在本實施例中,可在所述文檔所在的文字處理軟件點擊另存為選項彈出的菜單
欄選項中增加一項按章節保存選項。

如圖4所示,顯示為選取所要保存的章節的對話框示意圖。具體地,在本實施例中,在
點擊按章節保存選項后,彈出圖4所示的對話框。

其中,在本實施例中,如圖5所示,為使保存的章節與所述文檔中定義的章節對應,在
保存章節時,所述章節文檔的名稱包含所有所選章節的章節序號。

在本實施例中,所述所選章節至少為一個,所述章節文檔的數量為一個,也就是說可以
同時選取幾個章節同時保存在一個章節文檔中。

此外,所述章節文檔的名稱中若有多個所述章節序號,各所述章節序號之間以標點符號
分隔。

更進一步地,所述章節文檔的名稱中若有多個序號,則各序號之間以逗號,頓號,點號
或其他連接號等標點符合分隔。

此外,在本實施例中,在保存章節時,所述章節文檔的名稱還可以包含用于自定義的文
字,例如“標題”,“章節”“時間日期”等。

在保存完章節文檔后,可獨立對所述章節文檔進行編輯等操作。接著執行步驟S13。

在步驟S13中,如圖6所示,添加所述章節文檔,根據所述章節文檔的所述章節序號將
對應的所述章節文檔的內容添加到所述文檔中。

具體地,在本實施例中,可在所述文檔所在的文字處理軟件的菜單欄中增加一項填充文
件的選項,例如在WPS的包含有保存選項、另存為選項、打開選項、關閉選項的菜單欄中增
加一個填充文件選項。點擊填充文件選項,如圖7所示,可將所述章節文檔填充到所述文檔
中。

此外,在本實施例中,在添加所述章節文檔時,根據所述章節文檔的名稱中的所述章節
序號檢索所述文檔中的章節序號以將對應的所述章節文檔的內容添加到所述文檔中。具體可
以利用文字處理軟件自帶的文字檢索功能檢索所述文檔中的章節的序號。

為使本領域技術人員進一步理解本實施例中的文檔管理方法,以下以具體實例進一步說
明本實施例中的文檔管理方法的實施過程。

本實施例中文檔管理方法的出發點在于文檔按章節保存與合并,為了表述方便,這里以
一個虛擬場景作為例子。

假設一本書共20章,分別由1個主編和8個作者共同完成,其中第一個作者負責1、2、
8章,第二個作者負責3、4章,第三個作者負責5、6、7章……主編負責整體把關,首先將
文檔結構定義好,將每章標題的大綱級別設置為1級,如圖2所示。當文檔結構及格式均定
義好后,點擊“另存為…”,如圖3所示,跳出文檔保存對話框,在這里增加一個“按章節…”
按鈕;點擊圖3中的“按章節…”按鈕進入圖4中的對話框,可以選擇當前文檔想要保存的
章節。然后點擊圖4中的保存按鈕,如圖5所示,將生成一份以代表第幾章節的數字+當前文
檔標題命名的章節文檔文件。經過這樣方式保存的文件,相關作者只需在章節下面添加相應
內容即可。當文檔內容填充完成需要整合時,首先打開文檔(即最初主編設計架構的那一份),
如圖6所示,點擊文件菜單中的“填充文件”,如圖7所示,選擇相應文件,點擊“填充”后,
如圖8所示,可以彈出一個確認的對話框,例如:“所選的文檔內容將被填充至當前文檔,確
定執行此操作?”,點擊“確定”,所選文檔即被填充至相應章節。

需要注意的是,本實施例的文檔管理方法可以被正確執行的前提是章節順序及章節名按
上述定義好后未被改動過。為了不因修改章節名稱及順序造成功能失敗或者出錯,可以考慮
設置一種權限鎖,讓內容填寫者沒有修改章節名稱的權限。

為實現上述文檔管理方法,本實施例對應提供提供一種文檔管理系統,應用于具有多個
章節的文檔的管理中,如圖9所示,所述文檔管理系統1包括:定義模塊11、章節文檔保存
模塊12、填充模塊13以及檢索確定模塊14。

所述定義模塊11用于用于定義所述文檔的結構,其中,所述文檔的結構包含至少一個章
節;其中,所述文檔可以為常用的文字處理軟件(Microsoftofficeword、WPS)中的文檔。

更進一步地,在本實施例中,所述文檔可以為包含多個章節的用戶手冊、說明書、教科
書等。此時,所述文檔的不同章節可能由不同的人來撰寫,所以需要定義所述文檔的文檔結
構和文檔格式。

具體地,在本實施例中,首先將應將文檔結構定義好,如圖2所示,例如將每個章節的
標題的大綱級別設置為1級。具體可以利用文字處理軟件自帶的大綱級別標簽進行文檔結構
定義。

章節文檔保存模塊12與所述定義模塊11相連,在保存所述文檔時,用于將所述文檔按
照所選章節的章節序號保存,并生成名稱與所述所選章節的所述章節序號對應的章節文檔。

具體地,在本實施例中,如圖3所示,章節文檔保存模塊12的實現方式為:可在所述文
檔所在的文字處理軟件點擊另存為選項彈出的菜單欄選項中增加一項按章節保存選項。

如圖4所示,在所述章節文檔保存模塊12中,顯示有為選取所要保存的章節的對話框。
具體地,在本實施例中,在點擊所述章節文檔保存模塊12中按章節保存選項后,彈出圖4所
示的對話框。

其中,在本實施例中,如圖5所示,為使保存的章節與所述文檔中定義的章節對應,在
保存章節時,所述章節文檔的名稱包含所有所選章節的章節序號。

在本實施例中,所述所選章節至少為一個,所述章節文檔的數量為一個,也就是說可以
同時選取幾個章節同時保存在一個章節文檔中。此外,所述章節文檔的名稱中若有多個所述
章節序號,各所述章節序號之間以標點符號分隔。

更進一步地,所述章節文檔的名稱中若有多個序號,則各序號之間以逗號,頓號,點號
或其他連接號等標點符合分隔。

此外,在本實施例中,在保存章節時,所述章節文檔的名稱還可以包含用于自定義的文
字,例如“標題”,“章節”“時間日期”等。

在保存完章節文檔后,可獨立對所述章節文檔進行編輯等操作。

填充模塊13與所述定義模塊11和所述章節文檔保存模塊12相連,在于添加所述章節文
檔時,用于根據所述章節文檔的所述章節序號將對應的所述章節文檔的內容添加到所述文檔
中。

具體地,在本實施例中,所述填充模塊13的一種實現方式為:可在所述文檔所在的文字
處理軟件的菜單欄中增加一項填充文件的選項,例如在WPS的包含有保存選項、另存為選項、
打開選項、關閉選項的菜單欄中增加一個填充文件選項。點擊填充文件選項,如圖7所示,
可將所述章節文檔填充到所述文檔中。

檢索確定模塊14與所述填充模塊13相連,在添加所述章節文檔時,用于根據所述章節
文檔的名稱中的所述章節序號檢索所述文檔中的章節序號以將對應的所述章節文檔的內容添
加到所述文檔中。具體可以利用文字處理軟件自帶的文字檢索功能檢索所述文檔中的章節的
序號。

使本領域技術人員進一步理解本實施例中的文檔管理系統1,以下以具體實例進一步說
明本實施例中的文檔管理系統1的實施過程。

本實施例中文檔管理系統1的出發點在于文檔按章節保存與合并,為了表述方便,這里
以一個虛擬場景作為例子。

假設一本書共20章,分別由1個主編和8個作者共同完成,其中第一個作者負責1、2、
8章,第二個作者負責3、4章,第三個作者負責5、6、7章……主編負責整體把關,首先通
過定義模塊11將文檔結構定義好,將每章標題的大綱級別設置為1級,如圖2所示。當文檔
結構及格式均定義好后,在章節文檔保存模塊12中,點擊“另存為…”,如圖3所示,跳出
文檔保存對話框,在章節文檔保存模塊12中增加一個“按章節…”按鈕;點擊圖3中的“按
章節…”按鈕進入圖4中的對話框,可以選擇當前文檔想要保存的章節。然后點擊圖4中的
保存按鈕,如圖5所示,將生成一份以代表第幾章節的數字+當前文檔標題命名的章節文檔文
件。經過這樣方式保存的文件,相關作者只需在章節下面添加相應內容即可。當文檔內容填
充完成需要整合時,首先打開所述文檔(即最初主編設計架構的那一份),如圖6所示,在填
充模塊13中,點擊文件菜單中的“填充文件”,如圖7所示,選擇相應文件,點擊“填充”
后,如圖8所示,可以彈出一個確認的對話框,例如:“所選的文檔內容將被填充至當前文檔,
確定執行此操作?”,點擊“確定”,通過檢索確定模塊14確定所要填充的所述文檔中的章節,
所選文檔即被填充至相應章節。

需要注意的是,本實施例的文檔管理方法可以被正確執行的前提是章節順序及章節名按
上述定義好后未被改動過。為了不因修改章節名稱及順序造成功能失敗或者出錯,可以考慮
在本實施例中設置一個加鎖模塊,用于設置一種權限鎖,讓內容填寫者沒有修改章節名稱的
權限。

綜上所述,本發明通過定義所述文檔的結構,其中,所述文檔的結構包含至少一個章節;
保存所述文檔時,將所述文檔按照所選章節的章節序號保存,并生成名稱與所述所選章節的
所述章節序號對應的章節文檔;添加所述章節文檔,根據所述章節文檔的所述章節序號將對
應的所述章節文檔的內容添加到所述文檔中,可以減少文檔維護的工作量,提高文檔管理的
工作效率的同時又可以降低文檔維護出錯率。所以本發明可以有效解決文檔管理中存在的需
要維護由于撰寫不同章節產生的文檔結構差異的問題。,可以減少文檔維護的工作量,提高文
檔管理的工作效率的同時又可以降低文檔維護出錯率。所以本發明可以有效解決文檔管理中
存在的需要維護由于撰寫不同章節產生的文檔結構差異的問題;本發明實施簡單,具有較強
的實用性和通用性。所以,本發明有效克服了現有技術中的種種缺點而具高度產業利用價值。

上述實施例僅例示性說明本發明的原理及其功效,而非用于限制本發明。任何熟悉此技
術的人士皆可在不違背本發明的精神及范疇下,對上述實施例進行修飾或改變。因此,舉凡
所屬技術領域中具有通常知識者在未脫離本發明所揭示的精神與技術思想下所完成的一切等
效修飾或改變,仍應由本發明的權利要求所涵蓋。

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